Contrairement aux idées reçues, le RGPD n’est pas un frein à vos campagnes d’emailing. Cette loi est plus un cadre qui permet de créer la confiance entre votre entreprise et vos prospects. Une approche respectueuse des données personnelles améliore la qualité de vos contacts et le taux d’engagement de vos destinataires. Les entreprises qui maîtrisent ces règles font de cette contrainte réglementaire un avantage concurrentiel, construisant des relations pérennes avec leur audience et évitant les amendes.

Les bases du RGPD en emailing

Le RGPD régit tout traitement de données personnelles dans l’UE. En email marketing, une donnée personnelle est toute information qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique : adresse email, nom, prénom, adresse IP ou identifiant unique. Le traitement comprend toutes les opérations effectuées sur ces données, de leur collecte à leur suppression, en passant par leur stockage et leur utilisation pour l’envoi de campagnes de conversion.

Le responsable de traitement (souvent l’entreprise qui met en place et détermine les finalités du traitement) est le premier responsable de la conformité. Cette dernière doit consigner avec exactitude les bases légales de chaque utilisation des données recueillies. Pour garantir cette conformité technique, l’utilisation d’une solution d’email pro conforme aux normes de sécurité est un impératif, notamment pour la gestion des consentements et la traçabilité des envois.

Consentement et collecte des données : les règles à suivre

Les modes de recueil du consentement diffèrent radicalement selon le contexte commercial. En prospection B2C, l’opt-in actif reste de rigueur : le particulier doit donner son consentement pour recevoir vos messages en cochant une case non pré-cochée. Cette règle a peu d’exceptions, sauf si le client a déjà acquis un produit similaire et que vous offrez des services similaires.

La prospection B2B profite d’un régime plus souple permettant l’opt-out, sous certaines conditions strictes. Le message doit être en lien avec la fonction professionnelle du destinataire et la personne doit pouvoir s’opposer simplement à ces envois. Le double opt-in, bien que non obligatoire légalement, est une bonne pratique pour assurer la qualité de votre base de données et limiter les risques de délivrabilité.

Audit et mise en conformité de votre base de données

L’audit de votre base existante est la première étape vers la conformité. Passez en revue chaque segment de votre liste en précisant la source des adresses, la date de collecte et la base légale pour leur utilisation. Cette vérification met fréquemment en lumière des contacts recueillis sans consentement adéquat ou conservés au-delà des délais légaux, exigeant une correction rapide.

La traçabilité des consentements nécessite une documentation rigoureuse : horodatage précis, contenu exact du formulaire de collecte, adresse IP du visiteur et preuve de l’action volontaire. Gardez-les dans un système sûr, car ce sont vos preuves en cas de contrôle. Si vous détectez des contacts non conformes, lancez une campagne de requalification en offrant aux destinataires de renouveler leur consentement explicite et supprimez définitivement les adresses non confirmées.

Contenu et mentions obligatoires de vos emails

Chaque email marketing doit contenir des mentions légales pour assurer la transparence auprès de vos destinataires. L’identification de l’expéditeur est le premier point : nom complet de l’entreprise, adresse postale du siège social, numéro de téléphone et adresse email de contact. Ces données rassurent vos contacts et répondent aux obligations légales de transparence commerciale.

L’objet de vos mails ne doit pas être mensonger et doit correspondre au contenu proposé. Incluez toujours une explication sur la façon dont vous avez obtenu l’adresse email du destinataire, par exemple : “Vous recevez cet email car vous vous êtes abonné à notre newsletter le novembre 12, 2025“. Cela améliore la confiance et réduit les marquages comme spam.

Les mentions obligatoires dans chaque envoi sont :
• Identification complète de l’expéditeur avec coordonnées physiques
• Lien de désinscription visible et fonctionnel, désinscription en un clic
• Explication de la raison de réception du message
• Lien vers la politique de confidentialité expliquant l’utilisation des données
• Objet non mensonger reflétant le contenu

Données : conservation et suppression

Le principe de limitation de conservation exige de ne conserver les données que pour la durée nécessaire à la finalité. Pour la prospection commerciale B2C, la durée maximale est de 3 ans après le dernier contact avec le prospect. Cette période s’étend de la dernière interaction : ouverture d’email, clic sur un lien ou réponse à une campagne.

Les données clients ont des durées variables en fonction de leur nature. Les données commerciales sont conservées 3 ans après la fin de la relation contractuelle, les données comptables et fiscales 6 à 10 ans. Configurez votre système de gestion pour marquer automatiquement les données expirées et planifier leur suppression effective.

L’exercice des droits des personnes est très réactif : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition doivent être traités dans un délai d’un mois maximum. Établissez des processus clairs pour gérer ces demandes et formez vos équipes à la manière d’y répondre.

Risques et sanctions : ce que vous encourez

La CNIL a renforcé son action répressive ces dernières années. En 2024, la CNIL a prononcé 87 sanctions pour un montant de 55,2 millions d’euros, plus du double de 2023. Cette montée en puissance concerne tous les secteurs d’activité, y compris les TPE et PME qui sont de plus en plus nombreuses à être sanctionnées.

Les dernières amendes montrent la sévérité croissante des autorités. Orange a été condamné à 50 millions d’euros en novembre 2024 pour l’insertion de publicités non sollicitées entre les emails, et Google à 325 millions d’euros en septembre 2025 pour des pratiques similaires dans Gmail. Ces chiffres prouvent que même les géants de la tech ne sont pas à l’abri des sanctions en cas de non-respect des règles de prospection électronique.

L’échelle des sanctions peut aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu. Cette sanction pécuniaire s’accompagne de mesures correctrices susceptibles de bloquer temporairement votre activité marketing : interdiction de traitement, obligation de mise en conformité sous astreinte ou publication de la sanction. Heureusement, ces risques se maîtrisent par de bonnes pratiques et le respect des obligations légales.

Outils et bonnes pratiques pour rester conforme

Opter pour une solution d’emailing avec conformité RGPD native facilite votre gestion au quotidien. Optez pour des solutions offrant l’historique des consentements, le double opt-in automatisé, la désinscription en un clic et la gestion des centres de préférences. Des outils intègrent ces fonctionnalités indispensables, éliminant les erreurs humaines et assurant la traçabilité nécessaire.

L’automatisation de la conformité est un investissement rentable à moyen terme. Automatisez la suppression des contacts dormants après le délai légal, la relance des opt-in expirés et la création de rapports de conformité périodiques. Cette démarche anticipative évite les défaillances et facilite les contrôles de l’autorité de régulation.

Pour une conformité pérenne, suivez ces bonnes pratiques :
• Enregistrez systématiquement la source et la date de chaque consentement recueilli
• Segmentez vos listes en fonction des bases légales et des préférences exprimées
• Nettoyez régulièrement votre base en supprimant les adresses invalides et inactives
• Éduquez vos équipes marketing sur les changements réglementaires
• Faites auditer régulièrement vos pratiques par des juristes spécialisés
• Privilégiez des fournisseurs assurant leur propre conformité RGPD et hébergement européen