En tant qu’entrepreneurs et professionnels, nous sommes constamment à la recherche d’outils performants pour améliorer notre productivité. La solution idéale serait un logiciel capable de centraliser toutes nos tâches et informations en un seul endroit, avec une interface unique. C’est exactement ce que propose Notion, l’outil étonnant lancé en 2016 et qui compte aujourd’hui plus de 20 millions d’utilisateurs à travers le monde.

Notion n’est pas un simple logiciel de gestion de projet, c’est un véritable espace de travail numérique tout-en-un. Il combine prise de notes, gestion documentaire, gestion de projet et outil collaboratif, le tout avec de nombreuses intégrations possibles. Grâce à sa flexibilité et ses multiples fonctionnalités, Notion s’impose comme l’un des outils les plus complets du marché.

Dans cet article complet, découvrez notre avis d’experts sur Notion après une utilisation intensive. Nous vous détaillons ses fonctionnalités clés, ses avantages par rapport à la concurrence, sa prise en main, ses tarifs et bien plus encore. Prêts à booster votre productivité ? C’est parti !

Découvrez Notion, le logiciel de gestion de projet flexible

Notion est un logiciel SaaS créé en 2016 par Ivan Zhao et Simon Last. La particularité de Notion est de rassembler en un seul endroit toutes les fonctionnalités dont une équipe a besoin au quotidien : prise de notes, wikis, to-do lists, tableaux Kanban, feuilles de calcul, gestion de documents… la liste est longue !

Concrètement, tout repose sur le principe de “blocs” que l’on peut ajouter sur des pages et organiser à sa guise. On peut ainsi créer des pages de notes, des wikis, des tableaux Kanban, des bases de données… et combiner tous ces éléments sur une même page. Cette approche modulaire offre une flexibilité inégalée pour créer des systèmes sur mesure.

Avec Notion, fini les dizaines d’onglets ouverts dans votre navigateur ! Tout est centralisé au même endroit, ce qui améliore la concentration et la productivité. De plus, il est possible de partager et collaborer avec vos collègues ou clients directement dans Notion.

Notion a connu une adoption fulgurante, passant de 1 à 20 millions d’utilisateurs entre 2019 et 2021. Il est utilisé par des entrepreneurs, des équipes tech, des commerciaux, des étudiants… Bref, sa polyvalence en fait un outil utile pour à peu près tous les corps de métier !

Les fonctionnalités clés de Notion

regardons de plus près les fonctionnalités phares qui ont fait le succès de Notion :

Des blocs modulaires pour créer vos propres outils

La flexibilité de Notion repose sur des “blocs” que l’on peut intégrer dans des pages et organiser à sa guise. On peut ainsi créer des pages mêlant texte, listes à puces, images, vidéos, embeds… Mais aussi des tableaux, calendriers, formulaires, etc. Résultat : on peut créer n’importe quel outil directement dans Notion !

Par exemple, pour un commercial, créer une base de données prospects avec des colonnes prénom, nom, société, produits, dernier contact… Puis afficher cette base sous forme de tableau Kanban pour suivre l’avancement des prospects.

Les utilisateurs avancés peuvent même créer des formules, des rollups etc. Pour le dire simplement, tout est possible dans Notion si on prend le temps de bien le configurer.

Une prise de notes puissante

Avant d’être un outil collaboratif, Notion est d’abord optimisé pour la prise de notes et l’écriture. L’éditeur de texte est simple d’utilisation et propose de nombreuses options : différents niveaux de titre, liste à puces, intégration d’images, de fichiers, de vidéos…

Les notes sont organisées sous forme de blocs déplaçables, ce qui permet de réorganiser facilement ses idées. On peut lier entre elles des pages avec des backlinks. Bref, c’est l’outil idéal pour organiser ses idées et ses connaissances.

Notion remplace avantageusement des outils comme Evernote ou OneNote. Ses avantages ? Tout avoir au même endroit, pouvoir créer des tableaux et bases de données, et la possibilité de partager ses notes facilement.

Gestion de projets et de tâches

Malgré l’absence de diagramme de Gantt natif, Notion est un très bon outil de gestion de projet, notamment pour les équipes agiles. On peut créer des bases de données de tâches, des vues Kanban, intégrer un calendrier… Bref, tout ce dont on a besoin pour planifier et suivre l’avancée de ses projets.

Notion permet aussi de partager simplement un projet avec des collègues ou des clients. Chacun peut commenter ou modifier les tâches qui le concerne. C’est donc un excellent outil collaboratif, d’autant plus complet depuis l’arrivée des “espaces de travail” dédiés aux équipes.

Les wikis et les docs

Avec Notion, créer une base de connaissance interne ou des documentation produits devient un jeu d’enfant. On peut organiser ses pages en categorie avec une arborescence. Le moteur de recherche permet de retrouver instantanément une information.

Les wikis Notion ont l’avantage d’être collaboratifs. Plus besoin de versionner ses documents dans un Google Drive : on met à jour directement la page dans Notion. Fini aussi les longues recherches dans des docs Google ou Word mal organisés.

Bref, pour centraliser et partager la connaissance au sein d’une équipe, Notion est imbattable. D’ailleurs de plus en plus d’entreprises l’utilisent pour créer leurs centres de connaissances et leur documentation interne.

Les intégrations

L’un des atouts de Notion est sa capacité à s’intégrer avec un grand nombre d’autres outils via son API : Trello, Slack, Google Calendar, Dropbox, Zapier… On peut ainsi connecter Notion à ses outils préférés.

Cela permet par exemple de mettre à jour un projet dans Notion automatiquement lorsqu’une tâche est terminée dans Trello. Ou encore de créer automatiquement une page sur un nouveau client dans Notion quand il a été rentré dans Hubspot. Les possibilités sont infinies.

Même sans connaissances techniques, on peut automatiser facilement des tâches entre Notion et autres outils grâce à Zapier et Make par Integromat.

Notion pour la collaboration en équipe

L’une des forces de Notion est sa dimension collaborative. On peut non seulement partager n’importe quelle page ou document, mais aussi collaborer en temps réel à plusieurs. Voici les principales fonctionnalités collaboratives :

Le partage de pages

Il est possible de partager n’importe quelle page Notion simplement en copiant son URL. Pratique pour partager un document avec un collègue ou un client.

On peut aussi choisir précisément les droits accordés : lecture seule, droit de commenter ou droit d’éditer. Utile pour partager des documents sensibles tout en limitant les risques.

La co-édition en temps réel

Lorsque plusieurs personnes travaillent en même temps sur une page, chaque modification apparaît instantanément chez les autres collaborateurs. On peut voir qui tape en regardant les curseurs de chaque utilisateur.

Cette fonctionnalité est idéale pour prendre des notes à plusieurs pendant une réunion ou rédiger des documents en équipe. Fini les aller-retours par e-mail avec des versions Word en pièces jointes !

Les commentaires

Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires sur n’importe quelle page et mentionner un collègue avec @ pour attirer son attention. Très pratique pour poser des questions ou faire des retours sur un document partagé.

Le suivi des pages

Il est possible de “suivre” des pages pour être notifié à chaque fois qu’un changement est effectué par un collaborateur. Très utile dans un contexte de travail en équipe pour se tenir informé.

Avec tous ces outils collaboratifs, Notion est parfait pour le travail d’équipe à distance. Il devient un hub central pour communiquer, partager des informations et progresser sur les projets communs.

Notion, bien plus qu’un outil de gestion de projet

Alors que beaucoup voient Notion avant tout comme un outil de productivité, ses fonctionnalités vont bien au-delà de la simple gestion de projet et des tâches du quotidien. Voyons deux exemples de cas d’usage avancés.

Réaliser une veille concurrentielle

Grâce aux bases de données et à la flexibilité des vues (tableaux, kanban, galerie…), Notion est parfait pour organiser sa veille concurrentielle. On peut créer une base de données “Concurrents” avec toutes les informations utiles : nom, site web, date de création, nombre d’employés…

Ensuite, on affiche ces données sous forme de galerie pour avoir une vue d’ensemble visuelle de chaque concurrent. Ou sous forme de tableau pour comparer précisément des éléments comme le pricing de chacun. Bref, un outil de veille concurrentielle puissant sans rien coder !

Gérer la relation client

Notion peut faire office de mini-CRM en centralisant toutes les interactions avec ses clients : emails, réunions, appels sortants/entrants… On crée une base de données “Clients” avec les infos clés : nom, société, contacts, besoin…

Puis pour chaque client, on peut créer une page détaillée regroupant le historique d’échanges, les comptes-rendus d’appels, le chiffre d’affaires généré… Bref, un concentré de la relation client directement accessible !

Avec ses puissantes capacités de recherche et de filtrage, trouver une info sur un client devient un jeu d’enfant. De quoi simplifier le travail commercial au quotidien.

Les avantages de Notion par rapport à ses concurrents

Notion se distingue de par sa flexibilité et son aspect collaboratif. Voyons plus en détails ses avantages par rapport aux autres outils du marché.

Plus flexible que Trello

Trello est centré sur la gestion de projet avec ses tableaux Kanban. Notion va plus loin en permettant de combiner Kanban, listes, calendriers, documents… sur une même page. Là où Trello impose des vues figées, Notion donne une liberté totale.

De plus, les options de formatting sont bien plus avancées dans Notion. On peut créer des pages de documentation de qualité, chose difficile sur Trello.

Plus collaboratif qu’Evernote

Si on compare Notion et Evernote sur la prise de notes, Notion se démarque par sa dimension collaborative. On peut non seulement partager une note, mais carrément inviter d’autres personnes à la modifier en temps réel.

Les fonctionnalités de partage d’Evernote sont limitées à la consultation, sans possibilité d’édition. Autre avantage : les intégrations plus nombreuses et la création de bases de données dans Notion.

Plus flexible qu’un intranet classique

Pour le partage d’informations en interne, Notion supplante les intranets legacy. Au lieu d’utiliser un outil rigide type Sharepoint, Notion permet à chacun de créer ses propres vues et systèmes sur mesure.

Les employés deviennent acteurs de l’intranet Notion au lieu de subir un outil imposé sans flexibilité. Résultat : une meilleure adoption par les équipes.

Plus complet que les outils spécialisés

There are more specialized tools on the market that excel at one specific task: Milanote for notes, Asana for project management, Confluence for wikis, etc. The power of Notion is to offer comparable features for all these use cases in a single tool.

While it may not compete with the most advanced task management softwares, Notion removes the need to constantly switch between tools. No more juggling between note apps, documentation software and project management platforms. This unified experience is a major advantage.

Notion, l’outil idéal pour le télétravail

Avec la démocratisation du télétravail, avoir des outils collaboratifs et flexibles est devenu indispensable. Voyons en quoi Notion répond parfaitement à ces enjeux.

Une collaboration optimisée

On l’a vu, Notion dispose de toutes les fonctionnalités pour partager des informations et collaborer à distance : partage de pages, co-édition, commentaires, notifications… Contrairement aux outils traditionnels comme les Google Docs, tout est centralisé au même endroit dans Notion.

Cette approche unifiée évite d’avoir à jongler constamment entre messageries, documents partagés, feuilles de calcul… Pour les équipes éclatées, Notion devient le hub de collaboration idéal.

Des outils sur mesure

Avec Notion, chaque équipe peut créer ses propres processus et outils en fonction de ses besoins spécifiques. Plus besoin d’adopter des logiciels rigides qui ne correspondent pas à ses méthodes de travail.

Que votre équipe fonctionne en Scrum ou en Kanban, la flexibilité de Notion vous permet de créer des tableaux et des pages adaptées à vos pratiques de travail. Même idée pour la gestion de la relation client, les rapports d’activité, etc.

Configuration facile pour les nouveaux

Intégrer un nouvel arrivant dans une équipe distante peut s’avérer complexe avec la multitude d’outils et de process existants. Avec Notion, plus besoin de longues explications et de dizaines de documents partagés.

Grâce aux modèles (templates), vous pouvez configurer des pages types adaptées aux différents postes et services de votre entreprise. Le nouvel employé n’a plus qu’à dupliquer ces modèles sur son espace personnel pour retrouver instantanément les process et docs utiles.

Vous pouvez aussi créer des “spaces” par service ou projets et y inviter seulement les personnes concernées. Ainsi, en un coup d’oeil, tout le monde visualise uniquement les informations pertinentes pour son poste.

Entre les templates et les espaces dédiés, le nouvel arrivant gagne un temps précieux dans sa prise de poste et sa montée en compétences. Notion devient le guide ultime pour intégrer une équipe à distance !

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